Met het invoeren van de Europese GDPR wordt het nóg belangrijker om omzichtig om te gaan met het versturen van e-mails. Voor je het weet, wordt je account geblokkeerd en krijg je het vriendelijke verzoek om met een andere e-mailcliënt te werken. Hieronder sommen we alvast 5 dingen op die bij de e-mailingtool MailChimp automatische alarmbellen doen rinkelen. We geven je ook mee hoe je het dan wél kan aanpakken.
1. Online konden we voor een prikje 2 miljoen mailadressen kopen, als we die bombarderen met mails blijven er vast een paar interessante leads over.
MailChimp hamert er op dat hun dienstverlening ‘permission-based’ is. Aangekochte databanken gaan dan ook lijnrecht in tegen hun gebruiksvoorwaarden. Bovendien is de kans op opens en clicks klein en op foutieve adressen en uitschrijvers hoog, waardoor ook je eigen reputatie op de helling komt te staan.
Bij het invoegen van een adresbestand in MailChimp moet je steeds aangeven dat álle adressen die je toevoegt wel degelijk opt-in zijn. Dit betekent dat je kan aantonen dat mensen effectief toestemming hebben gegeven om welbepaalde mails van je te ontvangen.
Bij een aangekochte database is dat dus niet zo. Sowieso ben je dus met het invoegen van een aangekochte database in overtreding met de voorwaarden van MailChimp waarop je zelf akkoord hebt gegeven.
Je account wordt bij MailerLite geschorst zodra je e-mailcampagne:
- meer dan 0,2% spamklachten krijgt;
- meer dan 5% bounces genereert;
- meer dan 1% uitschrijvers heeft;
- of wanneer je een open ratio hebt die lager ligt dan 3% van je totale lijst.
Citaat uit de voorwaarden van MailerLite: “If it turns out that you were sending emails without permission – we will terminate your account. We can ask you to prove that you have permission from your recipients and we can close your account if you do not have such proof.”
2. Van een vriendelijke organisator hebben we een lijst gekregen met e-maildressen van de bezoekers van zijn beurs, die waren toch allemaal in onze producten geïnteresseerd.
Personen die zich niet ingeschreven hebben om mails van je te ontvangen, kunnen klacht indienen bij MailChimp indien dat toch gebeurt. Plaats liever op diezelfde beurs een urne waar mensen hun mailadres kunnen achterlaten. Vermeld wel duidelijk welk type berichtgeving ze nadien van je kunnen verwachten. Gaat het om een nieuwsbrief, een promotie, een wedstrijd, enz…
Het is zelfs zo dat je ontvangers die inschrijven voor je wedstrijd níet automatisch ook mag aanschrijven met je nieuwsbrief. Daar hebben ze je namelijk geen toestemming voor gegeven.
3. Oké, ik heb die urne geplaatst en alle naamkaartjes netjes overgetypt in mijn database. Die mogen nu toch wel de vuilnisbak in?
Ook fout. Het is niet eenvoudig om de legitimiteit van offline inschrijvingen te bewijzen. Hou daarom de naamkaartjes – of tenminste een kopie er van – bij. Die kunnen nog van pas komen, indien je toch veel uitschrijvers zou krijgen, om je case te maken bij je e-mailingtool. Zie ook het citaat uit de voorwaarden van MailerLite onder tip 1 hierboven.
Een andere en meer werkbare oplossing is om alle adressen van die naamkaartjes aan te schrijven met een e-mailbericht vanuit je je eigen e-mailclient (Outlook bijvoorbeeld), waarin je ze vraagt om in te schrijven op je nieuwsbrief. Voor die eerste e-mail heb je dan wel nog de fysieke naamkaartjes nodig om je case te maken, maar nadat ze via de digitale weg een opt-in hebben gegeven, kunnen de naamkaartjes dan wél de vuilbak in.
4. Klanten die meededen aan mijn Facebookwedstrijd, hebben me hun mailadres bezorgd. Die mag ik toch wel gebruiken?
Helaas. Zoals de GDPR stipuleert: het bezorgen van een mailadres en de toestemming geven om mails te ontvangen zijn twee verschillende dingen. Plaats daarom liever een inschrijvingsformulier op je Facebookpagina en dek je in met een dubbele opt-in.
En eigenlijk geldt dit advies voor álles wat je communiceert, waar het relevant en mogelijk is natuurlijk. Zowel fysiek als digitaal. Plaats overal de gekende checkbox voor inschrijving op je nieuwsbrief. En zorg dat je e-mailtool correct is ingesteld i.f.v. de dubbele opt-in.
5. We gaan verhuizen, een e-mail naar onze klanten met ons nieuwe adres is toch wel het minste wat we kunnen doen.
Dat klopt maar vergeet niet een uitschrijflink toe te voegen waarmee bestemmelingen zich kunnen uitschrijven. Ze worden op niet-actief gezet in je mailbestand en krijgen geen e-mails meer van je. Tegenwoordig voegt MailChimp automatisch de verplichte uitschrijflink toe in campagnes, net zoals een link voor de gebruiker om zijn of haar gegevens aan te passen.
Eigen klanten waar je actief mee samenwerkt over een periode van de voorbije 2 jaar kan je steeds zonder problemen e-mails sturen.
Opgelet!
Alle bovenstaande opmerkingen en tips gelden voor campagnes op een e-maildatabase die aangeschreven wordt vanuit MailChimp, en bij uitbreiding stilaan de meeste e-mailclients. 1 op 1 vanuit je eigen e-mailclient (bv.: Outlook) mag je, bij wijze van spreken, sturen wat je wil.
We merken dat, raar maar waar, de e-mailtools op dit moment vaak strikter zijn dan de GDPR-wetgeving zelf. Belangrijk is dus om goed te weten waar de voorwaarden van jouw tool liggen. Het kan goed zijn dat je lancering perfect aan de GDPR voldoet, maar dat je account toch geschorst wordt omwille van een overtreding tegen de parameters van de tool zelf. En dan is het sowieso terug naar af en opnieuw beginnen in een andere tool. Zonde van al je opgebouwde statistieken en kennis natuurlijk.
In de eigen gebruiksvoorwaarden volgt MailChimp de GDPR nauwgezet op.
Wizz en GDPR
Als communicatiepartner ruggensteunt Wizz je in de GDPR-wetgeving. Vragen hierover? Contacteer ons.
