Beantwoord jij je e-mails met fatsoen?

Ongetwijfeld is jouw mailbox populair en ontvang je elke dag tal van e-mails. Hoe verwerk je ze efficiënt en binnen welke tijdsspanne? Enkele fatsoentips op een rij.

Beantwoord je e-mails binnen een redelijke termijn

Op werkdagen betekent dit voor het bedrijfsleven binnen de 24 of 48 uur. Lukt het je niet binnen de 2 werkdagen, zorg dan zeker voor een ontvangstbevestiging. Samen met een belofte tegen wanneer de man of vrouw aan de andere kant van de internetlijn een antwoord mag verwachten.

Op die manier toon je respect voor de verstuurder en kan ie er zijn werk op afstemmen.

Laat je niet van de wijs brengen door fervente e-mailers

Door mailers die een antwoord verwachten binnen het uur. Want dat is kletskoek. E-mail is net het ideale medium om je boodschap zorgvuldig te formuleren. En dat vraagt tijd. Wees je ervan bewust dat de ontvanger niet continu z’n mails checkt; dat hij in een meeting kan zitten en dus niet de vergadering stillegt om jou een antwoord te bezorgen. Opnieuw: toon respect en respecteer fastoenlijke antwoordtermijnen.

Is jouw inbreng van levensbelang?

En verwacht je toch antwoord binnen het uur? Sla dan zeker niet aan het e-mailen. In crisissituaties is telefoneren of sms’en de meest efficiënte communicatiemanier.

Klopt, er is de trend waarbij het goed staat om push-berichten te versturen via smartphone. Dit is inefficiëntie troef. Door telkens opnieuw je werk te onderbreken om iets anders te doen, maak je geen meters.

Lees je e-mail heel goed na

Elke mail die je schrijft, lees je best minstens eenmaal grondig na. Zo kan je schrappen, je boodschap kernachtiger maken. Het zal je verbazen hoeveel duidelijker en sneller je boodschap begrepen wordt.

Jouw voordeel: er komen geen mailtjes terug met de vraag naar extra informatie, meer uitleg.

Zie je je collega dagelijks?

Bespreek je boodschap dan face to face. Liever dan hem of haar een e-mail te sturen.

Gebruik Skype, Twitter, WhatsApp,… om virtueel face to face te overleggen met medewerkers. Gebruik LinkedIn, Facebook waarvoor ze gemaakt zijn. Plan goed zodat je jezelf en je kostbare tijd niet altijd laat onderbreken door al deze communicatiemiddelen.

Kortom, gebruik e-mail waarvoor het dient

Snel belangrijke boodschappen doorsturen? Doe dat via sms, messengers.

Maak binnen je bedrijf duidelijke afspraken rond communicatie. Hou rekening met de reuzemogelijkheden van vandaag, maar zeker ook met de redelijke verwachtingen en eisen van en respect voor elke medewerker van je bedrijf.

Inspiratie voor dit blogbericht: Wij zijn Toyota niet. Iedereen op weg naar Lean Agility van Luc Chalmet.

Info over een communicatieplan voor jouw bedrijf?

Stuur een e-mail naar Gert. Brandt het? Bel hem op 0477 62 08 26.

Ontdek wat WIZZ Communicatiepartners voor jou kan betekenen.

Geef een reactie

Je e-mailadres zal niet getoond worden. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *